Как загрузить свою базу клиентов в CRM из Excel

Если вы работаете с клиентами, то у вас наверняка есть база по которой ведутся работы. Она может храниться в разных источниках: CRM, блокнот, Excel и т.д. Оптимальным вариантом для ее загрузки в CRM Битрикс24 является именно формат Excel. Если вы решили оптимизировать / автоматизировать работу с клиентом в Битрикс24, то вам нужно эту базу импортировать. При загрузке следует придерживаться таких шагов:

  • 1. Подготовка базы Excel
  • 2. Загрузка базы в CRM Битрикс24

Теперь давайте разберем эти шаги подробнее.

1. Подготовка базы Excel

Битрикс24 предоставляет возможность загрузки больших объемов данных, используя автоматизированный процесс. Excel является распространенным примером приложения для хранения информации, но также в некоторых случаях используется непосредственно в качестве среды учета и ведения базы данных. Участие пользователя Битрикс24 заключается только в обработке файла excel для приведения базы к нужному формату, который сможет распознать система. Затем, используя мастер импорта, запустить процесс загрузки.

Ключевые требования к загружаемому файлу:

  • соблюдение структуры;
  • обеспечение ссылочной целостности;
  • валидность данных.

Под структурой подразумевается соответствие колонок рабочего листа excel (далее просто excel) полям Битрикс24. Для этого в редактируемом документа первая строка отводится под шапку таблицы. Если загружаются контакты, то должно быть соответствие полям сущности “Контакт”. Некоторые поля (такие как реквизиты компаний или контактов) будут представлены в excel несколькими строками. Таким образом необходимо соответствие как по колонкам, так и по строкам. Получить список всех существующих полей (например, для лидов) можно в мастере импорта: CRM -> Лиды . -> Знак шестеренки -> Импорт лидов

загрузка базы в CRM из Excel

Затем скачать “Шаблон импортируемого файла”.

импорт базы в CRM из Excel

Ссылочная целостность необходима для сохранения связей с другими релевантными сущностями CRM. Примером может быть принадлежность контакта к определенной, существующей в CRM, компании. Таким образом, указав в соответствующей колонке excel название нужной компании, мы обеспечим связь между этими сущностями. Пользователь, открыв карточку контакта сможет в один клик перейти к детальной информации о компании. Другим примером может быть привязка поля к справочнику, шаблонам реквизитов клиентов или к пользователю Битрикс24. Последний случай является особенно важным в контексте распределения загружаемой базы между вашими сотрудниками. Это обеспечивается посредством создания в excel колонки с названием “Ответственный”.

Некоторые поля, как email, проходят проверку на корректность вводимого значения. Почтовые адреса без доменной зоны, символа @ и других обязательных признаков будут отнесены во время загрузки к невалидным. В результате система пропустит данный импортируемый лид (в качестве примера) и перейдет к следующему. Если среди полей сущности есть обязательные поля, то в импортируемом файле должны находиться значения для этих полей. В противном случае система будет пропускать такие лиды. Также необходимо соблюдать корректный формат телефонных номеров. Битрикс24 допускает сохранение номера в любом формате, но совершать звонки кликом по номеру получится не во всех случаях.

2. Обеспечение ссылочной целостности базы

Подготовив базу, данные в файле excel необходимо сохранить в csv формате. После этого запускаем мастер импорта и следуем стандартному алгоритму.

Подготовка базы Excel

На следующем этапе проставляются соответствия полей:

Подготовка базы Excel

Если заголовки колонок, которые вы подготавливали на предыдущем этапе, совпадают с названиями полей, то система настроит соответствия автоматически. В другом случае это нужно сделать самостоятельно. На следующем шаге устанавливается правило обработки дубликатов. Выбор варианта обработки индивидуально и зависит от вашей логики работы с клиентами. Стоит отметить только поля по которым будет проверяться уникальность. Как правило это номер телефона и/или почта, поскольку название лида (компании, контакта) разные сотрудники могут вносить по разному.

Распространенные ошибки при загрузке базы в CRM Битрикс24 из Excel

Пользователи, которые загружают базу первый раз довольно часто наблюдают такую картину:

Загрузка базы - ошибки кодировки

Это связано с тем, что кодировка csv файла отлична от ожидаемой Битрикс24 кодировки. Изменить ее можно на предыдущем шаге — “Параметры импорта”. Рекомендуется сохранять csv файл в кодировке UTF-8.

Также возможны случаи, когда после загрузки вы видите номера телефонов в виде 3.80677E+11. Во время сохранения excel файла в csv, последний будет содержать значения ячеек в отформатированном виде. В целом хорошей практикой будет приводить все данные в excel файле к текстовому формату и затем, проверив значения ячеек, сохранять в csv.

Другой пример, когда база в excel файле разделяется между несколькими ответственными, но после загрузки она закреплена за одним. Причиной является разные форматы имени в файле и в настройках мастера импорта. Например, Иванов Иван и Иван Иванов - это разные сотрудники. В результате система будет использовать ответственного по умолчанию.

Следует отметить, что это далеко не полный список. Важную роль играет состояние базы в котором она досталась вам. Ее подготовка перед загрузкой может быть более сложной с использованием дополнительных вычислений или преобразований. Важно загрузить базу с первого раза, поскольку не все ошибки удается обнаружить сразу после импорта в то время как с базой уже могут работать ваши сотрудники. Ситуация усложняется, если вы работаете с большими объемами данных.

Рекомендуем доверить этот процесс компании SUNAPI, так как мы специалисты этого направления и знаем как подготовить и загрузить данные в Битрикс24.